Ratgeber Recruiting: Die erfolgreiche Bewerbung

Schlagwörter: Ausbildung, erfolgreich bewerben, Employer Branding, Karriere, Lehre, Lehrstellensuche, MINT Beruf, Praktikum, Stellenbewerbung, Stellenangebot

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Die Bewerbung über das Internet wird immer beliebter. Obwohl der Anteil der der Online-Bewerbungen immer noch wächst, hat die eBewerbung auch Nachteile gegenüber derjenigen auf Papier.
Zum Beispiel ist bei einer Bewerbung via Online Formular öfters der Kreativität des sich bewerbenden Arbeitnehmers starke Grenzen gesetzt.
Zu den inhaltlich-gestalterischen Fehlern können sich bei der Bewerbung über das Internet auch noch eine Menge technischer Fallstricke gesellen. Angefangen von Dateiformaten bis hin zu unsachgemäßem Scannen von Unterlagen sind nur zwei Beispiele.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen auf, welche Dinge Sie als Bewerber für einen Ausbildungsplatz oder eine Position als Junior Consultant berücksichtigen sollten, bevor Sie die Bewerbung z.B. per Post und / oder eMail einreichen.
PS. der nächste Beitrag diskutiert anhand von Firmenbeispielen wie z.B. Audi warum Online Recruiting oder Bewerbung-Tools sich oft nicht durch Nutzerfreundlichkeit auszeichnen – nicht verpassen (eMail Abo für diesen Blog)!

Achtung – wichtiger Trend!

Heute werden immer mehr Dokumente nicht mehr auf Papier gelesen.  Dies spart Kosten wie z.B. Papier und Druckertinte.
Anwälte und Richter lesen Dokumente zu Gerichtsfällen auf dem iPad oder Smartphone (z.B. wie Richter Gerichtsdokumente lesen). In einigen Fällen wird überhaupt nichts mehr ausgedruckt und alle Unterlagen stehen der Richterin nur noch in elektronischem Format zum Studium zur Verfügung.
Wenn Dokumente an Gerichten wie auch Bewerbungsunterlagen in Personal-abteilungen vermehrt auf einem Smartphone oder iPad gelesen werden (z.B. Stop the presses! No more paper copies required in SCOTX), welche Auswirkungen hat dies auf den:

– Inhalt,
– Schreibweise, und die
– Präsentation

in einem erfolgreichen Bewerbungsdossier?
Soll man sich nun für eine Lehrstelle oder Praktikantenstelle anders bewerben, wenn diese dann vom Recruiter auf dem iPad oder auf dem Papier gelesen wird?
Studien zeigen auf, dass Dokumente auf dem iPad oder einem Monitor

– weniger genau gelesen werden und
– der Leser die Inhalte auch weniger gut versteht,

als wenn man diese Inhalte auf dem bedruckten Papier liest.  Dies gilt es zu berücksichtigen!
Lesenswert: Mangen, Anne, Walgermo, Bente, R. and Brønnick, Kolbjørn (2013). Reading linear texts on paper versus computer screen: Effects on reading comprehension. International Journal of Educational Research, Vol. 58, pp 61-68. doi: S0883035512001127. Eingesehen am 29 April, 2014 auf https://www.academia.edu/3055159/Mangen_A._Walgermo_B._and_Bronnick_K._2013_._Reading_linear_texts_on_paper_versus_computer_screen_Effects_on_reading_comprehension

9 Tipps für die erfolgreiche Online-Bewerbung

1. Die Schriftart

Die Entwicklung zeigt, Bewerbungsdossiers werden vermehrt nur noch elektronisch eingesehen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine Schrift nutzen welche sich für den iPad oder den PC Monitor eignet (z.B. Verdana).
Noch besser ist es, eine Schrift zu wählen welche sich auf dem Monitor UND Papier gut lesen lässt. Hier empfiehlt sich Arial (Schriftgrösse 12). Fast jedes Programm wie z.B. Word bietet die Schrift Arial kostenlos an.

2. Keine Fussnoten, Anhänge, usw. weil…

Wenn Sie eine Fussnote brauchen ist das okay. Aber es ist viel schwieriger sich in einem Online Dokument zurechtzufinden. Wenn eine Fussnote am Ende angegeben ist, muss man das Dokument „durchblättern“. Auf Papier ist dies einfach. Aber versuchen Sie dies einmal in einem eDokument. Es dauert jedesmal länger als wenn man es im Papier Dokument machen kann. Garantiert!

3. Einfach und klare Sätze, gute Strukturierung

Online werden Lebensläufe oder ein Artikel zuerst einmal überflogen, bevor man diese genauer liest.
Beim Überfliegen spielen die Titel und Untertitel eine wichtige Rolle. Klare und aussagekräftige Überschriften helfen dem Leser sich besser zurecht zu finden. Dies heisst ebenfalls, dass man die Bewerbung in ein Dokument zusammen fügen sollte.
Zuerst das Begleitschreiben, dann der Lebenslauf und am Schluss noch die verlangten Zeugniskopien.
Ebenfalls ist es wichtig, dass man kurze Sätze nutzt. 12 Wörter aber nicht 22 in einem Satz. Dies macht es einfacher für den Leser.
Auch kurze Paragraphen sind gefragt. Das heisst, fünf bis acht Linien von Text in einem Paragraphen reichen völlig. Ansonsten zeigen Studien, dass die Leser oft die Orientierung verlieren oder nur die Hälfte verstehen.
Lesenswert: Duden – Präposition – Sprachfehler vom Feinsten

4. Umwandeln der Dateien in das PDF Format

Wenn man man verschiedene Dokumente hat, wie z.B. das Begleitschreiben in Word und das Zeugnis nur als Kopie, sollte man diese Dokumente in eine PDF Datei umwandeln. PDF-Dokumente können nahezu auf jeder Plattform ohne Qualitätsverlust gelesen werden.
Word erlaubt dies z.B. mit der Funktion: Datei im Reiter auswählen > Speichern unter > Format – Option „PDF Datei“ auswählen.

Kostenloses Tool Nr. 1

Sie können auch eine PDF Datei herstellen mit Hilfe des kostenlosen Programmes PDF Creator (download) welches es Ihnen ebenfalls erlaubt bei Bedarf, die beiden PDF Dateien – Begleitschreiben und den Lebenslauf – in ein PDF Dokument zusammen zu führen (siehe auch Punkt 6 unten).

5. Mobile Recruiting Test: Android und Apple

Auf jeden Fall müssen Sie testen wie sich die Bewerbung auf einem mobilen Gerät inklusive iPad aber auch PC Monitor liest.
Kann die PDF Datei einfach auf dem iPod gelesen werden? Ist die Grafik oder das Bild vielleicht zu klein für den iPad Mini oder dem Samsung Smartphone?

6. Dateinamen müssen Sinn machen

DIN-Format ist Jahr, Monat und Tag. Nutzen Sie vielleicht 2014-05-01-Name-Lebenslauf-Ref-Nummer-101-10-543.pdf als System bei der Benennung der Dateien.
Manchmal hat der Arbeitgeber auch eine Referenznummer. Diese kann man sicherlich auch in den Dateiennamen einbauen (siehe Bsp. oben).

7. Dateien komprimieren

Machen Sie es dem Empfänger einfach. Zum Beispiel wäre es vielleicht von Vorteil das Begleitschreiben und den Lebenslauf in eine Datei zusammenzufügen für das Online Studium. Dagegen sind Arbeits- und / oder Schulzeugnisse vielleicht besser in einer zweiten Datei zusammengefügt. Diese werden sicherlich weniger oft aufgerufen als der Begleitbrief und der Lebenslauf.
Das Archivierungs- und Komprimierungstool ermöglicht es Ihnen einen Ordner zu erstellen in welchem alle PDF Dateien enthalten sind. Somit muss die Empfängerin dann nicht gleich zwei oder drei Dateien aus der eMail heraus speichern (mühsam).

Kostenloses Tool Nr. 2

Sichern Sie alle Dateien in einem Ordner. Dieser kann dann z.B. durch das kostenlose Programm 7-Zip (funktioniert auch mit einem Mac) gespeichert werden. Eine solcher Folder oder Ordner kann einer eMail angehängt werden.
Die Empfängerin speichert diesen Ordner / angehängte Datei aus der eMail heraus. Danach kann diese mit einem Klick entpackt werden. Lesen der Inhalte wie Lebenslauf auf dem PC Monitor oder iPad ist nun möglich.

8. Ausdrucken und sorgfältig überprüfen

Bevor man die Bewerbung abschickt lohnt es sich wie folgt vorzugehen:
A – Runde 1 der Verbesserungen – Forschungsresultate zeigen (siehe oben Mangen, Anne, Walgermo, Bente, R. and Brønnick, Kolbjørn (2013), dass man die Bewerbung vollständig ausdrucken sollte. Auf gedruckten Papier liest man genauer als auf dem iPad. Dies hilft einem wiederum, Fehler schneller zu finden.
B – Runde 2 der Verbesserungen – verbesserte Version (siehe A) nochmals ausdrucken. Diesen Ausdruck gibt man dann einer Vertrauensperson (z.B. Eltern, Tante, Freundin oder sonst einer qualifizierten Person). Wir brauchen hier jemanden der die Unterlagen genau und kritisch liest. Diese Person sollte sich auch die Zeit nehmen, die möglichen Verbesserungen mit der Schülerin oder Bewerberin zu besprechen.
C – Runde 3 der Verbesserungen – nach dem Einarbeiten der Vorschläge aus Runde 2, die Bewerbung nochmals vollständig ausdrucken. Diese Version einer weiteren Person ist zum Gegenlesen geben. Als Gegenleser jemanden finden der was versteht vom Metier – z.B. ein Recruiter, HRM Experte oder der / die LehrerIn. Dieser Schritt nicht vergessen, er kann für den Erfolg entscheidend sein.

9. Bewerbung senden via Post und eMail

Immer mehr Firmen wollen die Bewerbungsunterlagen via eMail erhalten. Der Vorteil ist, dass diese dann elektronisch weitergeleitet werden können. Der Empfänger – zukünftige Vorgesetzte – liest das Material dann auf dem mobilen Gerät. Hier gilt es für die Bewerberin Punkt 6 zu beachten (alle Dateien in einem Zip-Folder an die eMail anhängen).
Auch dann ist es lohnenswert, die Bewerbung ebenfalls in gedruckter Version einzureichen. Erhält der Adressat die Beilagen auf Papier, ist die Chance gross, dass diese nicht nur auf einem digitalen Gerät aber ebenfalls auf dem Papier gelesen werden. Wie oben aufgezeigt erhöht dies das Leseverständnis. Gründsätzlich gilt, wenn der Recruiter die Unterlagen etwas genauer studiert, ist dies für den Bewerber von Vorteil.

Lesenswerte Studie

Im Vergleich zu DE und AT Schülern bevorzugen die Schweizer Schüler ihre Bewerbung in Papier-Format einzureichen. Wenn man die Forschungsresultate berücksichtigt (siehe oben) dann ist diese eine gute Strategie. Studien zeigen: Auf Papier wird das Dokument genauer gelesen, als auf dem Smartphone oder PC Monitor.
Deshalb, wenn möglich, Bewerbungsunterlagen zuerst einmal dem Unternehmen in Papierform zukommen zu lassen (siehe auch Grafik). Danach bei Wunsch oder automatisch noch in digitaler Form via eMail zusenden.
Mehr über die Studie wie Schüler einen Ausbildungsplatz suchen an der Fachtagung „Talent Relationship Management“ 22.5.2014 in Zürich
Zur weiteren Hilfe haben wir hier noch einige Links zu Checklisten für das Erstellen des Bewerbungsdossier:

1. Sehr genaue und hilfreiche Checkliste vom BIZ Päffikon SZ (via BIZ Horgen),
2. Kurz aber ebenfalls nützlich vom Uni-Spital Zürich,
3. Einfach aber informativ von der Raiffeisenbank Rohrdorferberg-Fislisbach, und
4. Ressource für Mint Berufe und vieles mehr von der Erziehungsdirektion Bern.

Quelle:
Online-Bewerbung: Tipps und Tricks 

Was ist Ihre Meinung?

– Als Bewerber oder Unternehmen, bevorzugen Sie die Post-, eMail- oder Online-Bewerbung?
– Welchen Tipp haben Sie an Bewerber oder Unternehmen in Sachen Bewerbung?
– Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

PS. Audi und andere Grosskonzerne akzeptieren Bewerbungen nur noch über ihr Online Bewerbungsportal.  Jedoch haben in den meisten Ländern mehr als 96 Prozent aller Firmen weniger als 50 Vollzeit Arbeitskräfte. Ein Bewerbungsportal welches sich durch Nutzerfreundlichkeit auszeichnet ist, wie Audi demonstriert, nicht einfach.  Deshalb ist es für KMUs praktisch und kostengünstig, Bewerbungen über Post oder auch via E-Mail anzunehmen.

Viel Erfolg mit Ihrer Bewerbung?