Cost-Benefit Analyse Outsourcing: Koordinationsarbeit ist immer sehr teuer !

15 Tipps fĂŒr das erfolgreiche Outsourcing Projekt

In diesem Post geht es um Outsourcing, Cost-Benefit Analyse, ProduktivitÀt und ProfitabilitÀt. Am 3. Januar 2023 tweetet Kaz Nejatian CEO von Shopify:

„Meetings sind ein Fehler. Heute haben wir einen Fix fĂŒr diesen Fehler bei @Shopify ausgeliefert. Ab 2023 werden wir alle Shopify-Meetings mit mehr als zwei Personen stornieren. Lasst uns den Leuten ihre Maker-Zeit zurĂŒckgeben. Unternehmen sind fĂŒr Konstrukteure da. Nicht fĂŒr Manager.“

Doch was hat Outsourcing mit Sitzungen zu tun und ProduktivitÀt ganz speziell? Outsourcing kann einem Unternehmen Kostenvorteile bringen. Doch benötigen die grosse Mehrheit aller solcher Projekte viel Zeit in Sachen Administration und Koordinationssitzungen.

Es gilt also die Kosten- Nutzanalyse sehr genau durchzufĂŒhren um zu verhindern, das die Kostenvorteile durch unnötige Administrationsarbeiten und Meetings zunichte gemacht werden. Hier geht es uns primĂ€r um 3 Themen:

  1. Lohnt sich Outsourcing – Ja, aber…. warum ist dies auch noch nach 30 Jahren ein Thema?
  2. Was ist das grösste Risiko beim Outsourcing – Hausaufgaben die es vor dem Outsourcing zu lösen gilt.
  3. Ratgeber fĂŒr erfolgreiches Outsourcing – Wie man sich bettet so liegt man.

Mit diesem kleinen Kosten sparen, dank cleveres Outsourcing erhalten Sie Tipps fĂŒr VorstĂ€nde, sowie Beispiele von Best Practices:
â–ș 5 Tipps fĂŒr effiziente Outsourcing Projekte


1. FĂŒr wen ist Outsourcing interessant?

Outsourcing ist fĂŒr fast alle Betriebe sehr interessant, vom KMU bis zum DAX-Unternehmen und Weltkonzern. In DE und CH sind fast 90% aller Unternehmen Mikrobetriebe, d.h. Unternehmen mit bis zu 9 VollzeitbeschĂ€ftigten.

FĂŒr kleine wie auch grosse Betriebe geht es oft darum, ob die AktivitĂ€t eine zentrale Funktion ist welche als strategisch wichtig bezeichnet werden kann. Dinge die oft fĂŒr Outsourcing berĂŒcksichtig werden sind solche wie:

  1. Buchhaltung: Kleinstbetrieb hat oft nicht genĂŒgend Arbeit, um jemand in der Buchhaltung zu beschĂ€ftigen. Somit wird z.B. die Bezahlung von GehĂ€ltern, Rechnungen, usw. langfristig ausgelagert.
  1. Werbekampagne entwerfen: Wird vielleicht als Projekt von A bis Z ausgelagert. Das heisst, von der Ausarbeitung, bis zur Website oder der digitalen/gedruckten BroschĂŒre fĂŒr eine Kampagne, zeichnet die Werbeagentur verantwortlich.
  1. Software- oder Infrastructure-as-a-Service … Computing in the Cloud: Hier ist z.B. DrKPI PageTracker Metrics klassische SaaS wĂ€hrend unser Website Hosting auch Infrastruktur anbietet.
    Wichtig ist, dass die Regularien wie DSGVO eingehalten werden können.
    Bsp. die unabhÀngigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der LÀnder (DSK) in Deutschland haben Bedenken zu der Vereinbarkeit von Microsoft 365 (M365) mit der DSGVO.

Outsourcing kann sich lohnen. Doch bevor wir dies etwas genauer wissen können, mĂŒssen wir die Hausaufgaben zum Thema machen.

Kosten und Ertrag, Vor- und Nachteile mĂŒssen eruiert werden. Das gelingt nur, wenn wir die Schritte der verschiedenen Arbeitsprozesse oder Dienstleistungen wie unten aufgezeigt genau definieren.

Das heisst, auch nach 30 Jahren Wachstum im Outsourcing Markt, schaffen es einige Unternehmen immer noch nicht Outsourcing optimal einzusetzen.

Strategische Fragen die einer Antwort harren: Wer, was, wie und wo?
Strategische Fragen die einer Antwort harren: Wer, was, wie und wo?


Was ist Outsourcing?

Outsourcing ist eine GeschÀftspraxis, bei der eine Organisation oder ein Unternehmen ein externes Team oder Unternehmen beauftragt, das bestimmte Dienstleistungen anbietet. Diese Dienstleistungen ergÀnzen den Betrieb des Unternehmens oder verbessern ihn weiter.


Was ist der Unterschied zwischen Freelancing und Outsourcing

Ein Freelancerin unterscheidet sich von einem Outsourcing-Unternehmen eigentlich nur dadurch, dass sie keine Angestellte einer Firma ist. Die Person arbeitet allein und hat die Freiheit, verschiedene AuftrĂ€ge gleichzeitig fĂŒr einen unterschiedlichen Kundenkreis von Privatpersonen und Firmen auszufĂŒhren.


3 Arten von Outsourcing vs In-House Sourcing

Wir haben diese kurz definiert:

  1. Onshoring: Das Unternehmen schliesst einen Vertrag mit einem anderen Unternehmen im selben Land ab. Die Arbeit und die Dienstleistungen werden weiterhin im Heimatland erbracht.
  1. Nearshoring: Eine Form des Outsourcings, die nÀher an der Heimat liegt wie z.B. gleiche Zeitzone. Aber auch die geografische und kulturelle NÀhe zwischen den LÀndern ist hier oft gewÀhrleistet.
  1. Offshoring: Die wohl bekannteste Art von Outsourcing.  Bedeutet die Beauftragung von Drittunternehmen in LĂ€ndern, die oft geografisch weit entfernt und kulturell unterschiedlich sind. Ziel ist es wichtige GeschĂ€ftsfunktionen zu geringeren Kosten auszufĂŒhren.
  1. In-House Sourcing: Der Begriff „intern“ oder „in-house“ bezieht sich auf eine TĂ€tigkeit oder einen Vorgang, der innerhalb eines Unternehmens durchgefĂŒhrt wird, anstatt auf Outsourcing zurĂŒckzugreifen.

„Bevor wir ĂŒber Outsourcing entscheiden, mĂŒssen wir unsere Hausarbeiten genau und grĂŒndlich machen. Nur dann hat Management die Fakten, um die fĂŒr das Unternehmen beste Entscheidung zu treffen.“

 Dr. Urs E. Gattiker, DrKPIÂź CyTRAP Labs


2. Hausarbeiten zum Thema Outsourcing

Das VerstĂ€ndnis fĂŒr die organisatorischen Vor- und Nachteile ist alles andere als einfach beim Outsourcing. Dabei spielen Effizienzsteigerungen in Form z.B. von Kostensenkungen eine immer wichtigere Rolle.

Die folgenden Hausarbeiten mĂŒssen gemacht werden. NatĂŒrlich bevor Management die Entscheidung trifft, ob und was ĂŒber Outsourcing gemacht werden kann:

  1. Kernkompetenz: Bei der CS sind 14,000 von 51,000 internen Mitarbeiter:innen und 14,000 extern im IT Bereich beschĂ€ftigt (Joanna Hannaford – CS Executive Board). Die Bank hat 12 Rechenzentren.

    GemÀss Porter stellt sich hier die Frage, ob IT nicht eine strategische Kernkompetenz der Bank reprÀsentiert?

    Porter und andere Strategie Gurus raten jedoch vom Outsourcing einer Kernkompetenzen ab! CS will hier jedoch noch mehr IT AktivitÀten verlagern. GemÀss Vorstand Joanna Hannaford sollen dank Outsourcing die 12 Rechenzentren geschlossen werden. Der Plan sieht ebenfalls vor, dass noch mehr IT Bereiche auslagert werden.

    Das hier die strategische Entscheidung anders ausfallen kann zeigt die Schwarz Gruppe, die unter anderem 12’000 Lidl-Filialen in 31 LĂ€ndern betreibt. Hier ist Cloud Computing eine Kernkompetenz geworden. Wie Amazon bietet Schwarz seine Cloud-Lösungen auch anderen Firmen an.
  1. KomplexitĂ€t der Prozesse: Die Buchhaltung im Kleinbetrieb einem Outsourcer zu ĂŒbergeben ist relative einfach. Ebenfalls ist das Hosting einer Website beim Outsourcer fĂŒr den Betrieb nicht schwierig. In beiden FĂ€llen sind dies klar ĂŒberschaubare Projekte. Die Ziele sind definiert wie z.B. verantwortlich fĂŒr Cash Management, Rechnungen stellen, bezahlen und…

    Wichtig ist bei allen Projekten oder Outsourcing AuftrĂ€gen, dass die genau definierten Prozesse ĂŒberprĂŒft werden können. Beispiele sind die QualitĂ€t eines Produktes, Service, usw.

    Bei hochkomplexen Prozessen ist dies jedoch sehr schwierig. Bsp.: Wie soll der Kunde ĂŒberprĂŒfen ob Microsoft mit Microsoft 365 die DSGVO einhĂ€lt. Die Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der LĂ€nder (DSK) in Deutschland haben hier Bedenken = Nichteinhaltung der Regeln – angemahnt.
  1. Risiko Management und Compliance: Bedingt das wir analysieren, welche Regularien wir berĂŒcksichtigen mĂŒssen. Dies hat zu geschehen, bevor wir Outsourcing von gewissen Arbeiten initiieren!

    Wichtig ist ebenfalls, dass wir uns versichern mĂŒssen das die Regularien vom Outsourcer eingehalten werden können wie z.B. DSGVO. Wenn z.B. die Vereinbarkeit von Microsoft 365 (M365) mit der DSGVO nicht gewĂ€hrleistet ist, darf das Produkt auch nicht genutzt werden! Wenn wir es trotzdem nutzen, mĂŒssen wir das Risiko identifizieren und quantifizieren.
  1. Koordination von Team Mitgliedern In-House und beim Outsourcer: Daten von einer Microsoft Studie zeigen auf, dass sich die wöchentlichen Besprechungszeiten seit Februar 2020 um durchschnittlich 252 % erhöht und die Anzahl der wöchentlichen Besprechungen um 153 % gestiegen ist. GemÀss Microsoft (2022-09) hat der durchschnittliche Teams-Nutzer im Februar 2022 im Vergleich zum MÀrz 2020 32 % mehr Chats pro Woche verschickt. Diese Zahl steigt weiter an.

    Ebenfalls zeit eine Microsoft Studie zum Thema Multi-Tasking, dass 40% der Teilnehmer von einem virtuellen Meeting nach 60 Minuten z.B. Email checken und andere Dinge tun. 

    PS. Vorsicht ist hier geboten, denn nur 2.5 % der Personen sind gemÀss Studien gute Multitasker. Dies obwohl sich 90% der Studienteilnehmer als Super Multitasker einschÀtzen (siehe Watson & Strayer, 2010 und Sanbonmatsu, Strayer, Medeiros-Ward, Watson 2013).

    Jedes Outsourcing Projekt braucht virtuelle Besprechungen zwischen den Team Mitgliedern im Hause und beim Outsourcer. Meine Erfahrung zeigt, dass dies sehr viel Zeit beansprucht. Ein kleines Projekt kann uns schon 3 – 9 Std. kosten, intern. Das kostet dann sicherlich CHF 500 intern und z.B. $320 beim Outsourcer pro Woche! Das heisst CHF 3000.00 Koordinationskosten im Monat. Dies muss Teil der Kosten- und Nutzenanalyse sein (siehe unten). Hier werden gut vorbereitete Besprechungen – z.B. mit Agenda und wer rapportiert ĂŒber was genau – von ca. 30 Min. Dauer empfohlen.

  1. Cost-Benefit Analyse: Oft sind die Annahmen zur Erstellung von Kosten und Nutzen (Cost-Benefit) Analyse fĂŒr ein mögliches Outsourcing Projekt ungenau.

    Beispielsweise wurden nicht alle Risiken mit einbezogen oder aber deren quantitative Bewertung war zu ungenau.

    Was passiert z.B. bei Stromausfall im Netz, beim Cloud Provider, usw.? Inwiefern können unsere Mitarbeiter:innen noch z.B. im Home Office Datenzugang bekommen und somit produktiv sein?

    Speziell gilt es, die unter Punkt 4 aufgezeigten ZeitbedĂŒrfnisse fĂŒr Besprechungen in die Kalkulationen zu berĂŒcksichtigen. Die Koordination zwischen dem Unternehmen und dem Outsourcer kostet Zeit und Geld.

    Auch dessen Personalfluktuation hat Einfluss auf die Resultate, Zeitplanung und Kosten. Ebenfalls muss die interne QualitÀtskontrolle in die Kosten- und Nutzen-Kalkulation mit einbezogen werden.

    Was anfĂ€nglich dann als attraktiv erscheint was Effizienz und Kosten betrifft, kann sich als Fata Morgana erweisen. Den Head-Count dank Outsourcing zu reduzieren ist interessant. Wenn dies aber z.B. zum Resultat hat, das die Website oder eine TV Werbespot kulturelle Eigenheiten eines Landes nicht genĂŒgend berĂŒcksichtigt, ist fraglich ob 20 % Kostenersparnis diesen Faux-Pas in den Augen der Zielgruppe (Kunden) wieder gutmachen kann.

    Man kann wie Shopify GrĂŒnder Kaz Nejatian versuchen Besprechungen oder Meeting so stark we möglich zu reduzieren. Doch beim Outsourcing sind wöchentliche Updates and immer wieder aktualisierte AktivitĂ€tenlisten Pflichtprogramm. Diese Meeting können, auch wenn das @CanadaKaz wĂŒnscht, nicht alle eliminiert werden.
Shopify CEO Kaz Nejatian offeriert einen Hack um die ProduktivitÀt zu verbessern - keine Meetings !
Shopify CEO Kaz Nejatian offeriert einen Hack um die ProduktivitĂ€t zu verbessern – keine Meetings ! Es wird zuviel geredet und darunter leidet die ProduktivitĂ€t, findet er.


3. Ratgeber fĂŒr erfolgreiches Outsourcing

Outsourcing wird heute von fast jedem Unternehmen auf irgend eine Art und Weise genutzt um die Effizienz zu steigern. Doch ohne umfassende Kosten-Nutzen-Analyse ist es fast unmöglich sicher zu stellen, dass das Unternehmen die vollumfÀnglichen Vorteile von Outsourcing realisiert. Auch ist es schwierig die gröbsten Fehler zu vermeiden und dabei Kosten zu sparen, wenn man nicht genau weiss was gut lÀuft und was nicht.

Machen Sie den Test: Suchen Sie sich 5 Outsourcing Projekte Ihrer Wahl heraus. Unsere Wette: Ca. 4 haben keine detaillierte Kosten- Nutzanalyse welche den EntscheidungstrÀgerinnen als Grundlage gedient hat bei deren Entscheidungsprozess.

Hinterlassen Sie uns gerne Ihre Beispiele mit Links in einem Kommentar unten. Wir wĂŒrden uns sehr auf Ihre EinschĂ€tzungen zum Thema freuen.

Wir zeigen Ihnen, welche Dinge Sie fĂŒr effizienteres und optimales Outsourcing abklĂ€ren mĂŒssen. Damit stellen Sie die Wirtschaftlichkeit von Outsourcing sicher.


Checkliste im Überblick:

1. Ist Outsourcing die beste Lösung.
2. Die Arbeitsschritte und QualitÀtsanforderungen an den Outsourcer genau definieren.
3. Genaue und realistische Kosten- und Nutzen Analyse erarbeiten.
4. Nicht alles ist Gold was glÀnzt.
5. Wie optimieren wir die Zusammenarbeit mit externen Cybersecurity Spezialisten?
6. Diversifikation der Risiken im Outsourcing ist Pflichtprogramm.

Outsourcing Entscheid: Viele kritische Faktoren mĂŒssen beruecksichtigt werden.
Vor dem Outsourcing Entscheid: Viele kritische Faktoren mĂŒssen beruecksichtigt werden.


5 Tipps fĂŒr erfolgreiches Outsourcing

Nutzen Sie die folgenden Tipps bevor Sie mit dem Outsourcing beginnen. Er dient Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitung oder Checkliste. Dieser Leitfaden hilft die Kosten in den Griff zu bekommen und sich die geplanten ErtrĂ€ge zu sichern.


1. AbklÀren inwiefern Outsourcing von Prozess, Service oder Produktion die beste Lösung ist.

Die deutsche Schwarz Gruppe, die unter anderem 12’000 Lidl-Filialen in 31 LĂ€ndern betreibt, bietet seit MĂ€rz 2022 mit Stackit eigne Public-Cloud-Services. Seit neuestem auch Cybersecurity-Dienste. Dabei will das Unternehmen bei seinen Kunden mit dem Standort Europa und Rechenzentren in Deutschland und Österreich punkten.

Aus strategischen Überlegungen wollte die Schwarz Gruppe die Cloud-Services wieder In-House. Keine Alternative fĂŒr einen KMU. Nichtsdestotrotz lohnt es sich zu ĂŒberlegen, ob Backup oder das Recovery System lokal oder selber zu hosten sich lohnt. „Possession is nine tenths of the law.“ Will heissen, wenn wir die Daten besitzen, sind wir in einer besseren Position, wenn beim Outsourcer was passieren sollte. Auch dann, wenn aus versehen AWS die Server einfach abstellt und es 1 Woche dauert bis der Kunde wieder Datenzugang bekommt!


2. Arbeitsschritte und QualitÀtsanforderungen genau definieren.

Zur Entwicklung und Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen braucht es ein umfassendes VerstĂ€ndnis fĂŒr die Anwendungen. Das fĂŒhrt wiederum zu einem immensem Dokumentationsaufwand. Nur so kann der Outsourcer die Idee und die Anforderungen verstehen. Personalwechsel hilft hier kaum.

Der Aufwand fĂŒr die Dokumentierung der AblĂ€ufe und Prozesse fĂŒr das Outsourcing, kann hohe Ausmasse annehmen. Dies gilt auch fĂŒr die Zeit und Kosten, welche fĂŒr die Koordination investiert werden muss. Wöchentliche virtuelle Meetings mit z.B. einem Offshore Outsourcer sind nicht kostenlos (vergleiche Punkt 4, vorherige Sektion).

Hier muss somit abgeklĂ€rt werden, wie hoch die Kostenersparnisse dann noch sind, oder ob die Arbeiten gleich selbst durchzufĂŒhren sind.

Eine der wichtigsten Veraussetzung ist das Team-Mitglieder “skin-in-the-game” haben bei einem Outsourcing Projekt. Beispiele sind das Erstellen von einem kleinen Programm oder einem Application Programming Interface kurz API genannt. „Haut im Spiel“ zu haben bedeutet, ein (finanzielles oder sonstiges) Risiko eingegangen zu sein, indem man sich an der Erreichung eines Ziels beteiligt hat. Das heisst Erfolg oder Misserfolg muss Konsequenzen haben. 

Das bedingt wiederum, das quantifizierte Ziele und Zeitangaben budgetiert werden. Beispielsweise gibt Microsoft als Best Practice fĂŒr ein API an, das eine http Abfrage nach 100 Sekunden abgeschlossen ist und zu einem „timeout“ fĂŒhren sollte. Die Erfahrung zeigt uns jedoch, dass wenn mehrere Leute beim Outsourcer wegen Personalwechsel ein API erstellen, dass dieser Benchmark dann zu einer grossen HĂŒrde werden kann. Desto lĂ€nger diese Abragen jedoch sind, desto mehr unproduktive Zeit verwenden Mitarbeiter:innen welche spĂ€ter einmal mit dieser Applikation arbeiten mĂŒssen.


3. Detaillierte und realistische Cost-Benefit Analyse erstellen.

Es ist wichtig, auch die versteckten Kosten bei der Erstellung einer Kosten-Nutzen Analyse fĂŒr das geplante Outsourcing zu berĂŒcksichtigen.

Ebenfalls gilt es die möglichen Kosten fĂŒr Sonderleistungen schon in der Cost-Benefit Analyse möglichst genau zu erfassen. Ein Beispiel sind die Aufwendung des Dienstleister fĂŒr VerĂ€nderungen in den AblĂ€ufen. Auch die Einrichtung von neuen AblĂ€ufen wird verrechnet! Alle VerĂ€nderungen lassen sich nicht vermeiden aber eine sorgfĂ€ltige Planung vor Vertragsabschluss minimiert die Anzahl von diesen und somit die zusĂ€tzlichen Kosten ebenfalls!

Das Beispiel zeigt, es lohnt sich diese möglichen Kosten wie auch Sonderleistungen zu quantifizieren (siehe auch Punkt 5 unten). Diese Erkenntnisse mĂŒssen in den Entscheidungsprozess mit einfliessen.

Kostenkontrolle beim Outsourcing: Zeitintensive Arbeit fuer eine Expertin.
Kostenkontrolle beim Outsourcing: Zeitintensive Arbeit fuer eine Expertin.

4. Es ist nicht alles Gold was glÀnzt.

Aufgrund von Sprachbarrieren und kulturellen MissverstĂ€ndnissen gestaltet sich die Kommunikation oft schwierig. Muss ein Ticket von Deutsch in English ĂŒbersetzt werden, sind Fehler vorprogrammiert und Zeitverluste garantiert. Die hĂ€ufige Fluktuationsrate ist ebenfalls im krassen Widerspruch zur agilen Entwicklung, welche auf langfristig zusammenarbeitende Teams setzt.

Outsourcing-VertrÀge sollten einen zielgerichteten Rahmen enthalten. Nichtdestotrotz kann es passieren, dass Nachhaltigkeitsverpflichtungen anhand der VertrÀge nicht eingehalten werden.

Auch regelmĂ€ssige ÜberprĂŒfungen vor Ort können zu Tage fördern, dass arbeitsrechtliche Vereinbarungen in Sachen Entlohnung und Arbeitsbedingungen schlichtweg vom Outsourcer ignoriert werden.

5. Outsourcing im Cybersecurity Bereich optimieren

Ein Vulnerability Disclosure Program (VDP) oder das Cybersecurity Center eines Unternehmens ist oft nur praktikabel, weil gewisse Dinge einem Outsourcer ĂŒbergeben wurden. Dieser bringt die notwendigen Technical Skills und kann einen 24x7x365 Service bieten. 

Auch hier mĂŒssen die AblĂ€ufe, Prozesse und Verantwortlichkeiten (wer macht was, wann, wie) genau festgelegt werden. Beispielsweise,  wie man bei einem Ransomware Angriff möglichst schnell UND richtig reagiert. Das bedingt wiederum, das quantifizierte Ziele und Zeitangaben vorgegeben werden. Auch muss festgelegt sein, wie lange das Zeitfenster sein soll, innerhalb dessen die Mitarbeiterin bei einem Alarm höchster PrioritĂ€tsstufe reagieren muss an einem langen Wochenende. Of sind es die kleinen praktischen Dinge, welche einen solchen Vorfall unnötigerweise zur Krise werden lassen wie Datenklau, usw. 

6. Lege nicht alle Eier in einen Korb.

Im Finanzwesen ist eine Grundregel, nicht alle Eier in einen Korb zu legen. Die Risiken sind auf verschiedene Anlageinstrumente mit unterschiedlichen Risiken zu verteilen. Trotzdem sind die möglichen Kostenersparnisse z.B. dank Skalierungseffekte manchmal zu verlocken. Auch Weltkonzerne machen hier Fehler, wie das Beispiel von Apple zeigt.

Die jĂŒngsten gewalttĂ€tigen Proteste in der iPhone-Fabrik von Foxconn, die auf wiederholte Covid-Absperrungen folgten, haben zu Lieferverzögerungen fĂŒr das iPhone gefĂŒhrt. Vor Weihnachten 2023 dauerte es etwa einen Monat, bis ein iPhone 14 Pro oder 14 Pro Max von Apple geliefert wurde.

Deshalb entschied sich Apple dem auf dem Festland an der Börse quotierten Unternehmen Luxshare den ersten grossen Auftrag fĂŒr die Produktion von Premium-iPhone-Modellen zu erteilen. FĂŒr diese Produktion war bis anhin primĂ€r Foxconn zustĂ€ndig. Bislang war Luxshare vor allem fĂŒr die Produktion von Apple-Zubehör wie den AirPod-Kopfhörern bekannt.

Nehmen Sie sich Apple als Beispiel, es lohnt die WerbeauftrÀge, Marketingkampagnen oder auch Computing-in-the-Cloud AuftrÀge an mehrere Outsourcer zu vergeben!

Vergessen Sie ebenfalls nicht, Outsourcing von zentralen Funktionen oder Kompetenzen ist strategisch nicht optimal. Kundenkontakte oder Produktentwicklung sollte nicht voll ausgelagert werden, sodass dieses Wissen dem Unternehmen erhalten bleibt und weiter genutzt wird.

Haben Sie einen weiteren Tipp? Hinterlassen Sie uns bitte einen Kommentar, wir wĂŒrden uns sehr freuen.


Fazit

Outsourcing ist fĂŒr viele Firmen wichtig um bessere Dienstleistungen und Produkte zu attraktiveren Preisen anbieten zu können. Ob z.B. der Kundenservice intern oder extern bearbeitet wird ist der Kundin egal, solange sie kompetente Hilfe rasch erhĂ€lt. Aber das klappt oft nicht.

Beispielsweise schickte ich eine E-Mail an Sunrise UPC , weil ich ein Problem mit meiner Bestellung fĂŒr Internet/TV hatte. Keine meiner E-Mails wurde je beantwortet – spĂ€ter fand ich heraus warum. Niemand schaut sich diese systematisch an. Das ist uneffektive, speziell dann wenn wie in meinem Falle die eMails z.B. Fotos zur Illustration des Problems angehĂ€ngt hatten. Wenn die Linke Hand nicht weiss, was die rechte tut im Kunden-Support Center…. ist etwas faul im Staate DĂ€nemark.

Ganz andere Erfahrungen habe ich mit dem Finanz-Dienstleistungsunternehmen Wise gemacht. Bei jeder Interaktion mit ihnen wurde ich einfach aufgefordert, auf die E-Mail zu antworten, die ich erhalten hatte. Das Problem wurde innerhalb von 30 Stunden behoben, weil ich mit ihnen mehrere substantielle E-Mails austauschen konnte. Im Gegensatz zu Sunrise UPC, wo alles im schwarzen Loch verschwindet.

Ob Dienstleistungen in House oder vom Outsourcer erbracht werden ist eine strategische Entscheidung. Jedoch funktionieren mĂŒssen diese auf jeden Fall. Dies hat oberste PrioritĂ€t.

Ebenfalls mĂŒssen wir vor den Verhandlungen mit dem Outsourcer berechnen, welche quantitativen und qualitativen Vorteile oder Nachteile uns das Outsourcing bringt.

Was tun wenn Management aber trotzdem ohne eine Kosten- Nutzen-Analyse Dinge beim Outsourcer ansiedeln will im Irrglauben, dass dies kurzfristig Kosten spart?

Oder was tun wenn der Vorstand einfach glaubt, dass ein reduzierter Head-Count (Anzahl Personal) die Kosten reduziert und somit höhere Einnahmen generiert?

â–ș Dann hilft unser 5 Punkte Leitfaden (siehe oben).

Was sind Ihre Erfahrungen. Wir freuen uns auf einen Kommentar unten!

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17 Antworten

  1. FĂŒr mein Unternehmen ist Oursourcing vermutlich DER Key-Faktor, und war es von Stunde eins, weil ich als Schweizer Unternehmen fĂŒr (physische) Produkte Deutschland als meinen ersten Fokusmarkt definiert hatte.

    Also begann ich mit einer ersten Charge von 50.000 Produkten und einem externen Lager – Logistik ist im E-Commerce immens wichtig.
    Aber wer sagt, dass man selbst eine Lagerhalle braucht?

    Und ich gehe einen Schritt weiter:

  2. Oursourcing kann auch bedeuten, Synergien mit anderen Firmen zu finden und zu nutzen.
  3. Ich versende seit Jahren ĂŒber das Lager einer anderen Schweizer Firma, die sich in Deutschland eine Logistik aufgebaut hat. Amazon Logistik beispielsweise aus der Schweiz heraus wĂ€re anders schwer möglich.

    Heute habe ich jeweils ĂŒber 500.000 Artikel tĂ€glich am Lager.

    Man kann als Mikro-Unternehmen mit gezielt geplantem und kontrolliert umgesetzten Outsourcing schnelles Wachstum erreichen mit einer «leanen» Struktur. So konzentriere ich mich auf Sales und Wachstum, kann schnell internationalsieren, und setze auf LiquiditÀt und Gewinn, gerade 2023 wichtiger denn je.

    Wichtig fĂŒr mich: Ich muss eine Materie in den GrundzĂŒgen selbst verstehen, um sie erfolgreich outzusourcen. Ich habe:

    – Logistik,
    – Buchhaltung,
    – internationale Umsatzsteuerthemen,
    – Kampagnen-Management,
    – IT und
    – grosse Teile vom Content Service

    outgesourced.

    Gute Zusammenarbeit sind dabei genau so wichtig wie Kontrolle, und das muss kein Widerspruch sein!

    WICHTIG: Das funktioniert so mit UmsĂ€tzen im einstelligen 6-stelligen Bereich – darĂŒber wird es schwierig


    1. Liebe Susanne

      Herzlichen Dank fĂŒr diesen Kommentar den ich versuchen werde zu beantworten.

      FĂŒr mich sind 2 Dinge welche du im Kommentar auffĂŒhrst sehr wichtig.

      1. Funktioniert mit UmsĂ€tzen im „einstelligen 6-stelligen Bereich„. DarĂŒber wird die Sache komplex…

      2. „Man kann als Mikro-Unternehmen mit gezielt geplantem und kontrolliert umgesetzten Outsourcing schnelles Wachstum erreichen mit einer «leanen» Struktur.“

      Speziell Punkt 2 spart einem viel Kapital welches man ansonsten brauchen wĂŒrde z.B. Lager, Logistik, usw.

      Wie wir auch am 45 Deutschen Marketing Tag 2022 (2/3 Nov.) auf unserem Panel (Du Panelist, ich Moderator) diskutieren durften. Was ich auch von dort mitgenommen habe ist, dass Outsourcing einem Start-Up das Leben um Einiges vereinfachen kann.

      NatĂŒrlich, ohne gute Produkte wie diejenigen von Sanishoo.com klappt nichts 👍

      https://www.youtube.com/watch?v=PY-xetmxt0E (sehr interessant!)

      GrĂŒsse
      Urs

  4. Danke fĂŒr den guten Überblick zum Outsourcing – ich wĂŒrde gerne noch ergĂ€nzen.
    Gerade bei Innovationsprojekten (Digitalisierung, mit Startups, …) sind heute auch:

    – Alternativen zu klassischem Outsourcing (Lieferanten-Beziehung, standardisierte Aufgaben) wichtig

    Hier ist ein gemeinsames Arbeiten mit Partnern in einem Ecosystem wichtig (Co-Creation) und z.B. eine

    – Lösung zur gemeinsamen Nutzung von IP, die hier entsteht …

    1. Lieber Michael

      Vielen Dank fĂŒr Deinen Kommentar. Ja ich denke du hast natĂŒrlich Rech.

      Ich finde 2 Dinge interessant in deinem Kommentar:

      1. klassische Outsourcing Beziehung fĂŒr standardisierte Aufgaben, d.h. klar definiert und hoffentlich mit Skalierungsvorteilen (Economies of Scale) beim Outsourcer welche auch dem Auftraggeber zu gute kommen.
      2. gemeinsames Arbeiten mit Partnern – Ecosystem – gemeinsame Nutzung von Patentent oder Intellectual Property Rights (IPs).

      Das ist z.B. auch im Automobilbau der Fall, wo Hersteller vieles Outsources und ganze Supply Chains entstanden sind.

      Siehe Autoneum – Dr. Bendler – Marketing Club Lago 2023-01-19 Kreuzlingen

      Ein spannendes Thema.
      GrĂŒessli
      Urs
      DrKPI

  5. Outsourcing im B2B Marketing funktioniert oft nicht.
    Grund ist, da die klassischen Marketingagenturen oft das nötige Lösungswissen nicht haben – Prozesse fehlen.
    B2B Themen sind komplex und spezifisch, speziell bei technologischen Produkten wie Cloud Services.
    Hier muss die Agentur sich zuerst einmal einarbeiten und kontinuierlich ĂŒber das Produkt und desen Weiterentwicklung informieren. Das Produkt Portfolio des Kunden muss der Outsourcer verstehen. Kundin muss ihm bei der Einarbeitung helfen – „Outbording“.
    Das lohnt langfristig fĂŒr beide Seiten aber eben, nur wenn beide Seiten die Anfangsinvestitionen machen.
    Grosser Wechsel im Personal hilft dabei nicht….

    1. TEIL 1
      Liebe Cecilia
      Danke fĂŒr diesen Kommentar.
      Ich glaube bei komplizierten Produkten ist auch im Marketing das Outsourcing nicht einfach. Da stimme ich mit dir natĂŒrlich ĂŒberein.

      Apple hat das fĂŒr seine Produkte auch gemerkt. Apple saugt viel Profit aus seiner eigenen Lieferkette, indem es vermehrt die Herstellung von SchlĂŒsselkomponenten selber ĂŒbernimmt z. B:

      – Ersetzen des von Broadcom und Qualcomm hergestellten Mobilfunkchips im iPhone durch den eigenen,
      – eigene Herstellung von Displays,
      – Herstellung eigener Chips – Mac – hat auch zu einer lĂ€ngeren Batterielebensdauer und besseren Leistung des iPhones beigetragen.

      Im B2B Marketing können wir ja nicht von Skalierung sprechen – jeder Auftrag ist anders. Da wird es schwierig bei komplexen Produkten gute Arbeit zu leisten als Outsourcer (z.B. authentische Inhalte) UND eine zufrieden stellende Marge zu sichern.

      Aber wir halten es wie der „Sage of Omaha“ Warren Buffet: 👉 Wir lassen unsere Finger von AuftrĂ€gen im Marketing die wir nicht verstehen 👈.

      Will heissen, wir arbeiten uns ein um eine optimale Lösung bieten zu können.
      Schönes Wochenend
      Urs
      #DrKPImetrics

      1. TEIL 2
        Da Apple einen grösseren Teil der Designarbeit fĂŒr sich beansprucht hat, wurden die Zulieferer zu niedrigeren Gewinnspannen und kapitalintensiveren AktivitĂ€ten gedrĂ€ngt. Hier geht es um Skalierung (economies of scale) – viele standardisierte wenn auch komplexe Produkte herstellen – mit kleiner Gewinnmargen.

        Der jĂŒngste Umsatz- und Gewinnanstieg erfolgte ohne die Notwendigkeit, mehr Kapital in den Betrieb zu stecken.

        Die Kapitalrendite stieg sprunghaft um fast 20 % auf:
        20 % im Jahr 2021 UND satte
        60 % im Jahr 2022

        Das ist fast das DOPPELTE der Rendite des eingesetzten Kapitals (Return on Capital Employed – ROCE) bei:
        – Alphabet (Google) UND
        – Microsoft

        Erstaunlich!
        Urs
        #DrKPI

  6. Nach meiner Erfahrung funktioniert Outsourcing im B2B Marketing nur zu Teilen. Grund ist oft, da Marketingagenturen das nötige Lösungswissen nicht schon haben oder aber auch nicht aufbauen können wollen.

    Im Technologiebereich sind die Themen komplex und spezifisch. Einarbeitung ist nötig, doch nur entsprechender Aufwand ermöglicht es der Agentur am Ball zu bleiben. Wenn ja, kann der Kunde gewisse Arbeiten auslagern.

    Vermutlich macht die Vermarktung eines Snowboards vielen mehr Spass als das Angebot fĂŒr ein Vulnerability Disclosure Program.

    Wenn Unternehmen bereit sind:

    – gutes „Onboarding“ fĂŒr den Ousourcer zu leisten,
    – an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind und
    – einen Partner finden, der bereit ist das firmeneigene Portfolio gut zu verstehen

    dann findet man mit Sicherheit gute Outsourcing-Partner.

    Doch wo sind die B2B-Werbe- oder Marketing-Agenturen im Tech/IT Bereich? Kennst du 1 ausser Deine Marketing Boutique, wo wir Kunde sind, noch eine andere?

    1. Tech Mgmt
      Sehr interessanter Kommentar ist das, vielen Dank Tech Mgmt.

      Komplex ist es sicherlich wenn sich die an eine aussenstehende Firma vergebene Marketing Aufgabe mit einem neuen innovativen Produkt beschÀftigen darf.
      Ich glaube das hÀngt aber noch ein wenig von 2 Dingen ab:

      1. LÀnge der Betriebszugehörigkeit im Schnitt ==> Leute die lÀnger dabei sind kennen sich auch oft besser aus was die Kunden betrifft (z.B. verstehen deren Business).

      2. LÀnge der GeschÀftsbeziehung ==> desto lÀnger desto besser kennt man sich, so hoffen wir in diesem Zusammenhang.

      Die beiden obigen Faktoren sehe ich als Moderatoren, d.h. bei langer Betriebszugehörigkeit im Schnitt und langfristigen GeschÀftsbeziehungen sollte es besser gehen.

      Vielleicht gibt es nicht so viele Werbe- oder Marketing-Agenturen im Tech/IT Bereich/B2B. Aber finden tut man diese sicher so hoffe ich …
      Wir machen gerne noch mehr fĂŒr Euch 😅 oder bekommen neue Kunden im Tech Bereich.

      Schönen Tag wĂŒnsche ich.
      Urs

  7. In ihrem Streben nach Effizienz haben viele Unternehmen (z.B. Defense) die „schlanke Produktion“ („lean manufacturing“) – eine von der Automobilindustrie favorisierte Just-in-time-Lieferstrategie – eingefĂŒhrt, um in einem kapitalintensiven Produktionssystem Geld zu sparen.

    Es wird Outsourcing angewendet aber die Teile fĂŒr das Endprodukt werden Just-in-time geliefert. Auch Apple wendet diese Methodik an.

    GemÀss einem Artikel der FT hat das von Lockheed Martin hergestellte Himars (High Mobility Artillery Rocket System) in den Jahren 2019, 2021 und 2022 mindestens 110 Unterauftragnehmer. Dies geht aus einer FT-Analyse von Daten zu vier Pentagon-VertrÀgen hervor.

    Die Lieferkette umfasst

    – 141 StĂ€dte und Gemeinden in
    – 28 Bundesstaaten der USA. Je
    – 1 Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich, Frankreich und der TĂŒrkei ist an der Produktion ebenfalls beteiligt.

    1. Vielen Dank fĂŒr diesen Kommentar John

      Ich habe mir mal diesen Artikel angeguckt.

      Diese Lieferketten sind hochkomplex da die Unterauftragnehmer auch wieder Unterauftragnehmer nutzen. Wie die Grafik aus dem FT Artikel zeigt:

      Northrop Grumman hat 199 direkte Zulieferer, wÀhrend
      Boeing 895 hat.

      Aber es ist noch viel komplexer, denn diese

      – 199 Zulieferer bei Northrop Grumman haben 13 393 nachgeordnete Zulieferer, bei
      – 895 Unterauftragnehmer bei Boeing haben diese 55 739 nachgeordnete Auftragnehmer.

      Wenn hier ein Teilchen der Lieferkette nicht Just-in-time liefern kann, sind Probleme vorprogrammiert.

      Die Supply-Chain - Lieferkette vom USA Pentagon ist geographisch stark verteilt und hat viele Unterlieferanten. Wenn was schiefgeht funktioniert die Just-in-Time Lieferkette nicht mehr.
@FT

      Die Supply-Chain – Lieferkette vom USA Pentagon ist geographisch stark verteilt und hat viele Unterlieferanten. Wenn was schiefgeht funktioniert die Just-in-Time Lieferkette nicht mehr.

      ChĂĄvez, Staff & Heal, Alexandra (2023-02-01). The strain of arming Ukraine. Financial Times, FT Big Read. Defence Industry. S. 17. Aufgerufen am 1. Feb. 2023 auf https://ig.ft.com/us-defence-industry/

      1. PS. Noch als Nachtrag: Einige Produkte sind auch schwierig zusammen zu bauen.

        Hier nur 2 Beispiele:

        – Die Boeing 747 hat 6 Mio Teile die eingebaut werden mĂŒssen,
        – Airbus 320 Neon Triebwerk hat gut 20,000 Teile

        Wenn hier eine Dichtung nicht geliefert wird, ist die Produktion stillgelegt….!

  8. Komisch finde ich wenn kritische Applikationen an einen Provider ausgelagert werden.
    Ist das gutes Risk Management?

    Beispiel, die Zurich soll bis 2025 rund 1000 Anwendungen auf die Services von AWS auslagern.
    Da sind auch

    – zentrale Versicherungs- und
    – SAP-Workloads wie das Personalwesen und Finanzen dabei !

    Das heisst, die business kritischen Anwendungen werden in die AWS-Cloud verschoben. Das wiederum soll die Infrastruktur des Unternehmens vereinfachen, modernisieren und automatisieren.

    Dabei soll dies der Zurich im Jahr rund $ 30 Mio. sparen.

    – Welche Cost-Benefit Analyse wurde hier wohl durchgefĂŒhrt. Wurden die Savings unterschĂ€tzt oder ĂŒberschĂ€tzt?

    https://press.aboutamazon.com/2023/1/zurich-selects-aws-to-accelerate-digital-transformation-and-deliver-new-customer-experiences-at-scale

    https://www.businesswire.com/news/home/20230131005187/en/Zurich-Selects-AWS-to-Accelerate-Digital-Transformation-and-Deliver-New-Customer-Experiences-at-Scale

    1. Lieber Chan

      Interessanter Hinweis und danke fĂŒr die URLs mit den Pressemitteilungen von Amazon zum neuen Business mit Zurich, einer der grĂ¶ĂŸten europĂ€ischen Versicherungsgesellschaften.

      2021-12 hatte Amazon Web Services einen Ausfall, der Online-Dienste lahmlegte, die von Millionen von Menschen genutzt wurden. Da gingen Staubsauger Roboter nicht mehr, Dating auf Tinder war hin. Fans der SĂ€ngerin Adele konnten keine Tickets fĂŒr ihre Tournee kaufen „dank“ AWS Ausfall.

      Gleichzeitig warnte Mario Greco, CEO von Zurich, im Januar 2023, dass Cyberattacken – im Gegensatz zu Naturkatastrophen, die den Sektor in diesem Jahr 100 Milliarden Dollar gekostet haben sollen – „nicht mehr versicherbar“ sein werden, da die Störung durch Hacks weiter zunimmt.

      1. Was passiert oder wie hat die Zurich die kritischen Applikationen gegen solche AusfÀlle von AWS gesichert? WÀre es nicht besser mehrere Cloud Services zu nutzen?

      2. Inwiefern können so die Störungen minimiert werden, wenn Laut dem CEO Mario Greco die Hacks zunehmen?

      Ich bin gespannt.
      Urs

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