KPI Trends 2023:
5 wichtigsten Personalkennzahlen [kostenlose Vorlage]

Am HR Barcamp Zürich vom 2022-06-28 (siehe auch #HRbcZH 2023) war es schwierig bei all den interessanten Themen die für mich optimalen Sessions auszuwählen. Vielleicht ging es ja anderen Teilnehmern ähnlich?

Es gab viel zu lernen. Dabei gab es auch einige Male mögliche Missverständnisse zwischen Teilnehmern. Wie sich im Gespräch fast immer herausstellte, war der Grund öfters, dass ein Fachbegriff stark unterschiedlich definiert wurde, wie z.B.:

• Key Performance Indicator KPI (Schlüsselkennzahl) oder
• Objective und Key Result OKR (Ziel und Schlüsselergebnis).

Doch warum behandeln wir das Thema in unserem Blog? Klar definierte Personalkennzahlen – KPIs oder Ziele sind wichtig. Sie erlauben es uns eine faire und aussagekräftige Evaluation der Leistungen zu präsentieren. Wir konzentrieren uns hier im DrKPI Blogeintrag auf diese 3 Thematiken:

1. Die Herausforderung für einen Key Performance Indicator KPI in Human Resource Management.
2. Welche Rolle spielen KPIs und OKRs im Personalbereich?
3. Tipps, Tricks und Tools für den erfolgreichen Einsatz von den besten Personalkennzahlen.

Mit diesem kleinen KPI Ratgeber für Personalfachleute erhalten Sie Tipps für HR Profis inklusiv Beispiele:
► 5 Tipps für die erfolgreiche Nutzung von KPIs

Viele Wissenschaftler und Manager sind der Meinung, dass Fälle von faktenbasiertem HRM im Zunehmen begriffen sind. Das heisst, Entscheide werden mit Hilfe von Fakten, Metriken und Kennzahlen gemacht.

Nichdestotrotz, bei den verschiedenen Sessions am HR Barcamp Zürich ging es oft um Ideen, Strategien, Ansätze, Methoden (siehe Pictogram oben) wie z.B. New Work, Mitarbeiter Onboarding, Mitarbeiterbindung, Rekrutierung, Ausbildung, Sabbaticals, usw. Alles wichtige Themen für welche man natürlich eher ein Budget bekommt, wenn damit Personalkennzahlen verbunden sind, welche die Vorteile oder Benefits für das Unternehmen aufzeigen!

Was versteht man unter einem KPI und was macht einen guten KPI aus?

Key Performance Indicators (KPIs) oder Leistungskennzahlen sind definiert als Leistungsmetriken, die den Erfolg einer Organisation oder einer bestimmten Aktivität bewerten. Personalkennzahlen oder HR KPIs können sich auf Projekte, Programme, Produkte und eine Vielzahl anderer Initiativen beziehen. Sie können den Erfolg von Verkaufszielen bis hin zu Metriken für soziale Medien messen.

Wir empfehlen Ihnen dringend, Ihre KPIs messbar zu machen. Wenn Sie einen quantitativen Wert hinzufügen, ist es einfacher, einen Kontext zu schaffen und die Leistung zu vergleichen, die Sie messen.

Die Erstellung qualitativer KPIs ist möglich, aber nicht ratsam. Denn diese Struktur kann zu Verwirrung und subjektiven Interpretationen der Daten führen.

Was sind die wichtigsten Personalkennzahlen oder HR KPIs

Kennzahlen beinhalten immer ein Risiko für Fehlinterpretationen. Ein Bespiel ist, wenn der KPI nicht klar definiert ist. Ebenfalls problematisch ist es, wenn wir KPIs nicht vergleichen können. Bsp. wäre das Vergleichen zu Leistungen in früheren Jahren. Auch Vergleiche mit unserer Konkurrenz oder mit Benchmarks sind hilfreich.

Beispielsweise kann unser DrKPI PageTracker Recruiting Blogs verschiedener Firmen in einem Land oder der DACH Region vergleichen. Dies ermöglicht es der Personalabteilung oder Corporate Communication besser zu verstehen, wie gut der eigene Digital Marketing Content wirklich ist. Die Daten und Tipps zeigen auf, wie Marketing Content verbessert werden kann. Die Trends zeigen wie sich die Verbesserungen schnell positiv auswirken können!

Nehmen wir an, das Unternehmen möchte mit Inhalten mehr interessierte Schüler erreichen. Das können Recruiting Posts auf dem Blog / Website sein. Mögliche aussagekräftige KPIs könnten die folgenden sein:

• Alle unserer 47 Lehrstellen mit Lehrbeginn August 2023 werden bis Ende Juli besetzt.

• Abbruchquote von Auszubildenden beträgt im Schnitt weniger als 5%.

• Top 10 Position im DrKPI PageTracker für Recruiting Blogs in unserer Branche erreichen.

Die obigen Beispiele können beliebig geändert werden. Für das Reporting nach aussen oder im Konzern lohnt es sich die Anzahl KPIs auf 3 oder weniger je Fachgebiet zu beschränken. Intern können es mehr KPIs sein. Beispiel: Prozentzahl der erfolgreichen Abschlüsse im Jahr. Auch die Übernahmequote ist ein guter Kandidat als KPI für das Reporting. Dies gilt speziell in Verbindung mit realisierten Kostenersparnissen im Recruiting.

Die Foto unten zeigt einen Auszug vom Programm welches am 28.6.2022 beim HR Barcamp Zürich stattfand.

Was ist der Unterschied zwischen KPI und OKR?

Projekt-Teams in Produktion oder Human Resource Management mögen OKRs bevorzugen. Vielleicht sogar zu Recht. Mit deren Hilfe kann das vom Vorstand/GL vermittelte KPI Ziel strukturierter und vielleicht schneller realisiert werden.

Im Beispiel des Museums zeigen die OKRs sowohl, was das Team erreichen will als auch, wie das Team es erreichen wird. Wichtige Ziele oder Objectives wie z.B. Kündigungsrate werden mit Massnahmen (Key Results) gepaart um das gewünschte Result zu verbessern (d.h. hier eine tiefere Kündigungsrate, mehr Donatoren für das Museum). 

Im Gegensatz dazu sind KPIs alleinstehende Zahlen (Metriken): Für das Museum sind es die Besucherzahlen und Spenden. Für die Abteilung Lehrlinge, Azubi und Ausbildung könnte es die Übernahmequote sein.

KPIs vermitteln weder Zweck, Weg noch Fortschritt. Der Vorstand mag als Ziel einen höheren ROI (Return-on-Investment) für nächstes Geschäftsjahr setzen.

Hier können dann OKRs eingesetzt werden um bestimmte Ziele zu setzen, welche ganz konkret helfen den ROI zu steigern.

Beispiel wäre den Anteil des Verkaufs von Produkten und Dienstleistungen mit höheren Margen zu erhöhen.

Im Recruiting könnte es eine Erhöhung der Übernahmequote sein. Das heisst, die Quote der Lehrlinge welche die Ausbildung erfolgreich diesen Sommer abgeschlossen haben und übernommen werden. Rekrutierungskosten können so je nach Position dank übernommener Auszubildender um gut CHF 25’000 reduziert werden (siehe z.B. Oxford Economics)!

2. Ratgeber für erfolgreiche Personalkennzahlen / HR KPIs

Kennzahlen verdichten komplexe Zusammenhänge und Inhalte auf einen Wert. Doch mit einer Kennzahl müssen immer noch detailliertere Daten und Informationen verbunden sein.

Eine Kennzahl verbessert nur dann unser Verständnis der Sachlage, wenn die dem KPI zu Grunde liegenden Detaildaten von uns richtig eingeordnet und interpretiert werden.

Machen Sie den Test: Suchen Sie sich 5 verschiedene KPIs heraus und fragen Sie Kollegen und Kolleginnen was diese unter dem KPI verstehen. Unsere Wette: Bei ca. 4 KPIs werden Sie feststellen, das diese ganz unterschiedlich verstanden und interpretiert werden. Hinterlassen Sie uns gerne Ihre Beispiele in einem Kommentar unten. Wir würden uns sehr auf Ihre Einschätzungen zum Thema freuen.

Checkliste im Überblick:

1. HR KPIs oder Personalkennzahlen definieren.
2. Gewünschtes Leistungsniveau für Schlüsselergebnis definieren
3. Zeitintervall für das Controlling der Zielparameter überprüfen.
4. Zwischenresultate analysieren und interpretieren.
5. Aktionen definieren für den Fall wenn Zwischenresultate nicht zufriedenstellend sind.

5 Tipps für die erfolgreiche Nutzung von KPIs im Human Resource Management

Wir zeigen Ihnen, welche Faktoren Sie für bessere KPIs und Kennzahlen im Personalbereich nutzen können. Damit garantieren Sie eine aussagekräftigere Zusammenfassung von quantitativen, d.h. in Zahlen ausgedruckten Informationen.

Nutzen Sie die folgenden Tipps gerne als Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Checkliste, um für Sie optimale HR KPIs entwickeln zu können.

1. Personalkennzahlen Definition: Quantitative KPIs nutzen.

Key Performance Indicators (KPIs) sind definiert als Leistungsmetriken. Sich auf maximal 3 KPIs fokussieren ist empfehlenswert. 

Eine Personalkennzahl kann nur zu Erkenntnissen führen, wenn diese auch richtig eingeordnet und interpretiert wird. Das heisst, neben der Definition was der KPI bedeutet müssen wir diesen auch vergleichen können. Beispiel wäre was andere Marktteilnehmer hier erzielen.

Wir können als Vergleich die Übernahmequote von Auszubildenden nutzen. Basiszahl sind die Lehrlinge, welche erfolgreich die Ausbildung abschliessen. Von diesen geht es um diejenigen, welche nach Abschluss der Ausbildung einen Arbeitsvertrag beim Unternehmen unterschreiben. Hier können Zahlen vom Verband zum Vergleich herangezogen werden. Diese helfen, unsere Leistung einzuordnen.

PS. Für Montage-Elektriker:in EFZ ist nach 4-Jahren Lehrzeit in der Schweiz die durchschnittliche Durchfallquote bei der Abschlussprüfung etwas mehr als 20 %

2. Das gewünschte Leistungsniveau für die Personalkennzahlen Mitarbeiterzufriedenheit oder Fluktuation definieren.

Ein KPI braucht vorgestellte Ziele und Schlüsselergebnisse (Objectives und Key Results oder OKRs). Beispiel ist der Notendurchschnitt in der Berufschule, welcher mit der Chance für den erfolgreichen Abschluss korreliert.

Doch müssen wir entscheiden und dann überprüfen, welche Schlüsselergebnisse oder Fächer in der Berufsschule hier mit dem erfolgreichen Abschluss korrelieren. 

Natürlich möchten wir 100 % der Lehrlinge als Berufsleute übernehmen. Doch hängt dies von den finanziellen Möglichkeiten ab. Was ist das Anfangsgehalt im Vergleich zur Konkurrenz. 

Auch muss definiert werden, welche Schulleistung als zufriedenstellend eingestuft wird. Ebenfalls gilt es zu definieren, welche Leistung im praktischen Teil am Arbeitsplatz erbracht werden muss.  

PS. Personalkennzahlen Mitarbeiterzufriedenheit sind schwierig zu nutzen. Unzufriedene und zufriedene Mitarbeiter:innen können sehr produktiv sein oder eben auch nicht. Inwiefern Mitarbeiterzufriedenheit eine gute Kennzahl ist, da oft auf Umfragewerte basierend, darf hinterfragt werden.

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Für die effektive Nutzung von HR KPIs oder Personalkennzahlen ist im Allgemeinen wichtig: Weniger ist mehr oder 3 Kennzahlen reichen für Ihren Bereich für das Reporting ans Top Management. Der KPI muss klar definiert werden, sodass alle im Team verstehen, wie sich dieser zusammensetzt und warum er genutzt wird. KPIs oder Schlüsselkennzahlen müssen so genau wie möglich auf die Ziele und Anforderungen eines Bereichs ausgerichtet sein. Nur so schaffen Sie aussagekräftige Kennzahlen auch für Nichtexperten:innen.

3. Zeitintervall für die periodische Überprüfung vom HR KPI festsetzen.

Eine Ausbildung zum Sanitärinstallateur oder Pfleger:in kann beispielsweise 3 oder 4 Jahre dauern. Hier empfiehlt es sich die Lernfortschritte sicherlich alle 6 Monate zu überprüfen. 

Ähnlich kann bei der Personalfluktuationsrate oder den Absenz Tagen wegen Krankheit vorgegangen werden. Auch hier müssen die Daten zu Mitarbeiter:innen und Abteilungen schon vor Ende der gewählten Zeitdauer wie 12 Monate überprüft werden. Sind wir z.B im Juni auf Kurs und werden wir das Jahresziel erreichen?

4. Zwischenresultate analysieren und interpretieren.

Hier ist ein Evaluationsgespräch zwischen Ausbildner:innen und Auszubildende hilfreich  Daten aus dem Berufsschulzeugnis aber auch Bewertungen der Vorgesetzten und die Selbstevaluation können zu einem Gesamtbild verdichtet werden. Das Resultat wird dann zwischen Ausbilder:in und Lehrtochter besprochen. 

Um die Daten zu interpretieren brauchen wir Vergleichszahlen. Dies können Vorjahresdaten sein, oder Durchschnittsdaten von allen anderen Auszubildenden im gleichen Jahrgang. Auch der Berufs- oder Industrieverband hat vielleicht Durchschnittszahlen.

5. Aktionen definieren für den Fall wenn Zwischenresultate nicht zufriedenstellend sind.

Unter Punkt 2 oben haben wir definiert, was die erwarteten Leistungszeile sind. Beispielsweise 90% der ausgeschriebenen Stellen in 6 Monaten mit qualifizierten Personen besetzen.

Hier geht es darum was getan wird, wenn wir beispielsweise im März erst 40% unserer Ausbildungsplätze mit Schülern für August besetzt haben. Im Vergleich war dies im Vorjahr 60%. Was ist zu tun. Eine solche Überprüfung ist wichtig. Sie hilft sicher zu stellen, dass wir unser Endziel erreichen können. Heisst, sind wir heute gut unterwegs oder kann es sein das wir das Ziel verfehlen werden?

Die Grafik unten von MeineAusbildung.ch von der BKW Building Solutions AG zeigt, wieviele der offenen Lehrstellen am 1 Juli schon besetzt waren. Was man im Juli und August noch tun kann um die restlichen 12 Prozent oder ca 16 Positionen zu besetzen ist die Herausforderung.

Einige Verträge sind sicherlich noch nicht unterschrieben. Ebenfalls können auch noch einige qualifizierte Bewerbungen eintreffen. Doch eine solche Analyse und Interpretation der vorhandenen Kennzahl in der Grafik ist wichtig. Die Zeit drängt, wenn wir über 95% der Ausbildungsplätze bis Ende August besetzen möchten.

3. Fazit HR BarCamp Zürich #HRbcZH

Leider gibt es bei der Definition von KPI keine Einheitslösung. Noch gibt es die besten KPIs für Human Resource Management. Es gibt KPIs welche für ihr Unternehmen oder Team von nutzen sein könnten.

Quantitative KPIs sind ein guter Anfang. Diese basieren auf Zahlen, die einfach gemessen oder berechnet werden können. Key Performance Indicators (KPIs) oder Leistungskennzahlen sind definiert als Leistungsmetriken, die den Erfolg einer Organisation oder einer bestimmten Aktivität bewerten. KPIs können sich auf Projekte, Programme, Produkte und eine Vielzahl anderer Initiativen beziehen. Sie können den Erfolg von Verkaufszielen bis hin zu Metriken für soziale Medien messen.

Doch den Customer Lifetime Value (CLV) als KPI zu nutzen ist sicherlich fragwürdig, da dessen Berechnung verschiedenen Eventualitäten beruht. Auch der „Return on Investment“ oder ROI für Social Media oder Recruiting entspricht nicht der Einfachheit des klassischen ROI im Finanzbereich.

Aber es gibt einige grundlegende KPI-Prinzipien, die man beachten kann, um Kennzahlen aussagekräftiger zu machen. Ebenfalls müssen wir immer noch die detailliertere Daten und Informationen welche mit einem KPI verbunden sind studieren.

Denn Sinn und Zweck von Kennzahl und Ziel ist, dass man mit Hilfe der Zahlen Entscheidungen Fakten basierte Entscheidungen trifft.

PS. Ebenfalls interessant: Azubi Recruiting Trends 2022: Massnahmen und Strategien, um qualifizierte Lehrlinge zu finden

2022 HR BarCamp Zürich war der Hit!

Das HR Barcamp Zürich hat mir wieder einmal gezeigt, das HR Professionals ihr Geschäft auch im KPI Bereich sehr gut verstehen. Will heissen, Kennzahlen werden sehr gut eingesetzt.

Sind wir auf Kurs oder ist der Fortschritt nicht zufriedenstellend, dass ist hier die Frage!

Wenn ja gilt es zu verstehen was wir richtig gemacht haben und was vielleicht nicht. Dies hilft um uns zu verbessern.

Ja, das 2022 HR Barcamp Zürich war für mich sehr bereichernd und hat Spass gemacht.

Danke an das Orga TEAM Reto B. Ruegger, Etienne Besson, Ralf Metz, Michael Haller und natürlich Leandra Moser!

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7. HR Barcamp Zürich #HRbcZH – ein interessantes und zugleich inspirierendes Video von Patrick Mollet.